Welkom in de wereld van debiteurenbeheer en incasso
Een goed draaiend bedrijf is meer dan alleen omzet maken. Als de facturen niet betaald worden, kan zelfs de meest winstgevende onderneming struikelen over haar eigen cashflow. In deze aflevering van Boven de Massa gaan we in gesprek met Paul Bauwens van Straetus, een expert in debiteurenbeheer en incasso die bedrijven helpt om financieel gezond te blijven – zonder hun klantrelaties op het spel te zetten.
Een vlotte cashflow
is de zuurstof van je bedrijf
Paul is een doorgewinterde ondernemer die na de verkoop van zijn vorige bedrijven besloot zich te richten op wat hij in zijn eigen carrière het vaakst miste: een vlotte cashflow. Met Straetus helpt hij andere ondernemers precies dat probleem op te lossen, via professioneel debiteurenbeheer en, waar nodig, incasso.
“Cashflow is de sleutel tot groei,” zegt Paul. “En het is iets waar veel ondernemers pas laat mee bezig zijn.”
Wat is het verschil tussen debiteurenbeheer en incasso?
Debiteurenbeheer is het volledige opvolgingstraject van een factuur, van het moment dat die wordt uitgestuurd tot de uiteindelijke betaling. Denk aan herinneringen, aanmaningen en communicatie op maat van de klant. Pas als er geen reactie komt, schakelt Straetus over naar incasso, waarbij bijkomende kosten in rekening worden gebracht en er eventueel een juridisch traject volgt.
Betalingsproblemen voorkomen? Zorg voor een sterk debiteurenbeleid!
Een sterk debiteurenbeleid begint volgens Paul lang voor de factuur wordt verzonden. Wil je betalingsproblemen voorkomen? Zet dan een sterk debiteurenbeleid op poten:
- Zorg voor duidelijke en ondertekende algemene voorwaarden.
- Voeg die voorwaarden ook toe aan je offertes.
- Zet de betalingsvoorwaarden expliciet op elke factuur.
- Respecteer je eigen procedures: begin niet aan een opdracht zonder voorschot, ook al is de klant ‘een goede bekende’.
“Soms moet je klanten een beetje opvoeden,” aldus Paul. “Als je zelf je voorwaarden niet serieus neemt, waarom zou je klant dat dan doen?” Zorg ervoor dat je consequent bent en maak geen uitzonderingen.
De eerste signalen van betalingsproblemen
Een niet-betaald voorschot, vage communicatie of laattijdige reacties? Het zijn allemaal signalen dat er betalingsproblemen kunnen opduiken. Speel hier vroeg op in om erger te voorkomen. En vergeet niet: als je moet ingrijpen, hoeft dat niet meteen vijandig te zijn.
Friendly debt collector
Straetus werkt volgens het principe van de ‘friendly debt collector’: vriendelijk, duidelijk en menselijk. Dit is voor Straetus een heel belangrijke en iets waar ze veel waarde aan hechten. “We merken dat 20% van de debiteuren uiteindelijk klant wordt, gewoon omdat ze onze aanpak appreciëren,” vertelt Paul.
Internationaal debiteurenbeheer
Straetus is als internationaal bedrijf niet alleen in België actief. Ze zijn werkzaam in 14 landen en hebben zelfs uitdagende dossiers lopen in Ghana. Dit is vrij uniek, maar Straetus denkt mee, adviseert en handelt steeds vanuit een win-win benadering. Zelfs bij moeilijke trajecten probeert het team bemiddelend op te treden, met afbetalingsplannen en oplossingen op maat.
Zorg voor een stevige financiële basis
We eindigen ons gesprek altijd met een tip voor ondernemers. De tip van Paul? Zorg voor een solide financiële basis. Als belangrijke basiszaken, zoals je facturatie, voorwaarden en communicatie op punt staan, ben je al een pak sterker dan veel van je concurrenten. Bovendien is het belangrijk om je aan je eigen procedures te houden. Gezond verstand en discipline brengen je vaak verder dan je denkt.”
